In Kapitel 4.8 wurde die rechtliche Notwendigkeit eines Protokolls bereits dargestellt. Daneben gibt es auch noch die Möglichkeit, dass in einer Gemeinschaftsordnung festgelegt wurde, dass zur Gültigkeit eines Beschlusses die Erstellung eines Protokolls erforderlich ist.
Bereits heute wird das Protokoll in digitaler Form voraussichtlich mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms erstellt, danach ausgedruckt und mit den notwendigen Unterschriften versehen. Nachfolgend soll aufgezeigt werden, wie das Protokoll zur Eigentümerversammlung auf Basis der bisherigen Gedanken sich quasi bereits selbst erstellt hat.
Besonders eingegangen wird auf das Thema der Unterschrift, da dies für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderung relevant ist. Für einen durchgängig digitalen Prozess wären digitale Unterschriften, die rechtlich als elektronische Signaturen bezeichnet werden, sinnvoll. Diese könnten direkt am Ende der Versammlung getätigt und das Protokoll umgehend allen Eigentümern über das Online-Kundenportal zur Verfügung gestellt werden.
5.1 Inhalt und Umfang
In dem weiteren Gedankengang gehen wir von einem Beschlussprotokoll aus. Neben den Beschlussanträgen enthält das Protokoll weitere Informationen, die dazu dienen, dass das Protokoll identifiziert und zugeordnet werden kann.
Dazu gehört die Nennung der Eigentümergemeinschaft, den Versammlungstag und –ort, sowie der Beginn und das Ende der Versammlung. Ebenso sollte die Summe der anwesenden Miteigentumsanteile aufgeführt werden, die nachweist, dass die gesetzlichen Vorgaben des § 25 Abs. 3 WEG erfüllt sind.95
Die Anwesenheit der Eigentümer wird im Regelfall durch eine Teilnehmerliste oder ähnliches nachweisbar festgehalten. Im Protokoll sollte daher noch vermerkt werden, wer von Seiten der Verwaltung, des Verwaltungsbeirats und ggf. welche Gäste anwesend sind.96
Zusätzlich hat die Praxis gezeigt, dass eine fortlaufende Nummerierung der Protokolle und der Hinweis, ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Versammlung handelt, sinnvoll sind. Durch die aufsteigende Nummerierung der Protokolle lässt sich eine einfach Vollständigkeitsprüfung und bei Bedarf ein einfacher Bezug vornehmen. Mit dem Hinweis auf die Art der Versammlung ergibt sich ein Nachweis für § 24 Abs. 1 WEG, dass die vorgeschriebene Versammlung im Jahr durchgeführt wurde.97
5.2 Abstimmungsergebnisse
Neben den oben genannten Informationen erscheint es sinnvoll, auch das jeweilige Abstimmungsergebnis zu jedem Beschlussantrag im Protokoll festzuhalten. 98 Als Privaturkunde nach § 416 ZPO, hat das Protokoll keine Beweiskraft im gesetzlichen Sinn. Jedoch hilft die Anzahl der Stimmen, die dafür, dagegen bzw. sich enthalten haben bei einer Überprüfung der Beschlussverkündung und bieten einen Anhaltspunkt, ob die Versammlung zum Zeitpunkt der Beschlussfassung überhaupt beschlussfähig war.99
Bei einer digitalen Stimmauszählung kommt noch ergänzend dazu, dass die Stimmen bereits im System erfasst sind und es keinen weiteren Aufwand darstellt, diese in das Protokoll zu übernehmen.
5.3 Beschlussverkündungen
Wie unter 4.7 bereits ausgeführt, kommt der Beschlussverkündung durch den Versammlungsleiter konstituierende Bedeutung zu. Somit ist es für einen Nachweis und zur Rechtssicherheit der Eigentümer erforderlich, dass im Protokoll auch die Beschlussverkündung erfasst wird.100
Ähnlich wie beim Abstimmungsergebnis ist die Beschlussverkündung je Tagesordnungspunkt Bestandteil der gespeicherten Daten – unter anderem für die Weiterverwendung in der Beschlusssammlung – und kann daher ohne weiteren Aufwand in das Protokoll mit übernommen werden. Hierbei gibt es zwei mögliche Ergebnisse:
1. „Der Beschlussantrag wurde angenommen.“
2. „Der Beschlussantrag wurde abgelehnt.“