3.2 Stimmrecht
Im Wesentlichen werden drei Stimmrechtsprinzipien unterschieden und verwendet:
Kopfprinzip nach § 25 WEG
Objektprinzip
WertprinzipAusschlaggebend sind hierbei neben den gesetzlichen Festlegungen in den §§ 16 und 25 WEG auch die einzelnen Regelungen in der Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft zu berücksichtigen. 27 Gegebenenfalls können bei Mehrhausanlagen auch unterschiedliche Stimmrechte bestehen. Das Verwaltungsprogramm müsste die Möglichkeit bereithalten, dies entsprechend zu hinterlegen. Beispielhaft kann hier eine Tiefgaragenanlage angeführt werden, die entgegen dem Stimmrechtsprinzip bei den Wohnungen (Wertprinzip) pro Tiefgaragenstellplatzt eine Stimme vorsieht (Objektprinzip).
Mit diesen Informationen aus dem Verwaltungsprogramm lassen sich Textbausteinen für die Einladung automatisiert einfügen und genauso kann damit die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchgeführt werden.
3.3 Beschlussfähigkeit und Wiederholungsversammlung
Die Beschlussfähigkeit für die Eigentümerversammlung regelt § 25 Abs. 3 WEG. Demnach ist die Beschlussfähigkeit gegeben, wenn mehr als 50% der Miteigentumsanteile anwesend sind. Ist dies nicht gegeben, muss gemäß § 25 Abs. 4 Satz 1 WEG zu einer Wiederholungsversammlung eingeladen werden. Diese Versammlung ist laut § 25 Abs. 4 Satz 2 WEG unabhängig der vorhandenen Miteigentumsanteile beschlussfähig.
Als Ausnahme hiervon kann in der Gemeinschaftsordnung die sogenannte Eventualeinberufung vereinbart werden. Darunter versteht man, dass die Wiederholungsversammlung im Anschluss zur Eigentümerversammlung stattfindet, falls diese nicht beschlussfähig ist. 28 Im Regelfall wird hier eine Zeitspanne von 30 Minuten in der Gemeinschaftsordnung festgesetzt. 29 Diese ist im Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung jedoch bereits anzukündigen.
Auch diese Regelung sollte sinnvoll in der Verwaltungssoftware zu integrieren sein. Durch eine entsprechende Variable in der Programmierung kann dann das Einladungsschreiben durch den entsprechenden Textbaustein ergänzt werden.
Aus eigener Erfahrung ist dem Verfasser bisher nur eine Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung bekannt, in der zur Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung stand, dass diese unabhängig der vorhandene Miteigentumsanteile immer beschlussfähig ist. Die herrschende Meinung stellt eine solche Regelung, selbst wenn sie über der Gemeinschaftsordnung als vereinbart gilt, als möglich dar.30
In der Verwaltungssoftware sollten daher zwei Auswahlfeldern vorgesehen werden. Das erste Auswahlfeld regelt, ob die Wiederholungsversammlung nach § 25 Abs. 4 WEG oder am selben Tag auf Grund der Eventualeinberufung stattfindet bzw. nicht notwendig ist, da die Versammlung unabhängig der vorhandenen Miteigentumsanteile beschlussfähig ist. Das zweite Auswahlfeld dient für die Einstellung der Dauer, die zwischen Versammlung und Wiederholungsversammlung liegen muss. Es ist davon auszugehen, dass sich die 30 Minuten als Standard durchgesetzt haben, eine andere Festlegung kann nicht ausgeschlossen werden und sollte daher in der Software vorgehalten werden.31
Im Hinblick auf die geplante Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes könnte dies ggf. für die Zukunft obsolet werden. In dem Abschlussbericht der Bund-Länder-Arbeitsgruppe zur Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) wird vorgeschlagen, dass die notwendige Mindestteilnehmerzahl gestrichen wird. Begründet wird dies mit einer Angleichung an das übrige Verbandsrecht.32
3.4 Tagesordnung
Das Erfordernis einer Tagesordnung ergibt sich neben praktischen Erwägungen aus § 23 Abs. 2 WEG, nach dem ein Beschluss nur gültig ist, wenn „der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist.“
Die Aufgabe der Tagesordnung ist es, die Eigentümer vor unerwarteten Beschlüssen zu schützen. Ebenfalls dient sie als Vorbereitung auf die Eigentümerversammlung und als Entscheidungsgrundlage über die eigene Teilnahme.33
Es ist zwar nach dem Urteil des BGH zulässig den Tagesordnungspunkt schlagwortartig zu bezeichnen. Eine bloße Benennung der einzelnen Tagesordnungspunkte reicht demnach aber nicht aus. 34 In der Verwaltungssoftware sollten daher neben der automatischen Nummerierung der Tagesordnungspunkte mittels „TOP“ und einer fortlaufenden aufsteigenden Zahl mindestens zwei weitere Felder vorhanden sein. Eine für die Benennung des Tagesordnungspunkts und ein weiteres Textfeld für erläuternde Angaben. Diese Angaben können dann für eine Papierfassung in eine Dokumentenvorlage übernommen werden. Gleichzeitig können sie innerhalb des Online-Kundenportals dargestellt werden. Hierdurch können dann auch über weitere Funktionen zum Beispiel Dokumente bereitgestellt werden. Auch könnte die Möglichkeit geschaffen werden, dass Eigentümer bereits im Vorfeld Fragen zu Tagesordnungspunkten stellen, die dann auch vom Verwalter beantwortet und für alle anderen Eigentümer im Portal sichtbar sind. 35 Dadurch kann die Dauer der eigentlichen Eigentümerversammlung verkürzt werden. Ebenso kann diese Funktion als Nachweis für die Auseinandersetzung der Eigentümer mit einem Tagesordnungspunkt protokolliert werden, wie es teilweise in der Rechtsprechung und durch Urteile gefordert wird.36
Als weiteres kann der Verwalter bereits im Vorfeld einen oder mehrere Beschlussanträge zu jedem Tagesordnungspunkt formulieren. Hierzu muss für jeden Beschlussantrag ein entsprechendes neues Textfeld hinzugefügt werden können. Auch diese können dann den Eigentümern innerhalb des Portals schon angezeigt werden. Hierdurch entstehen eine umfangreiche Transparenz für die Eigentümer und ein Schutz vor überraschenden Beschlüssen.37
Auf der anderen Seite könnten Eigentümer dann Anträge zur Tagesordnung online erfassen. Solche Anträge könnten dann für die übrigen Eigentümer sichtbar gemacht werden, so dass hier über entsprechende Schaltflächen die Unterstützung des Antrags oder auch die Ablehnung signalisiert werden. Die letztendliche Entscheidung, ob der Antrag auf die Tagesordnung genommen wird, hat der Verwalter der zu prüfen hat, dass der Antrag auch ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.