3. Einladung
Nachdem die Eckdaten der geplanten Eigentümerversammlung – Ort, Datum, Uhrzeit und Tagesordnungspunkte – im Regelfall mit dem Verwaltungsbeirat im Rahmen der Rechnungsprüfung festgelegt wurden11, fertigt der Verwalter die Einladung für jeden einzelnen Eigentümer an.12 Grundlage hierfür ist § 24 Abs 4 WEG, nach dem die Einladung in Textform zu erfolgen hat. Die Textform ist in § 126b BGB geregelt und muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
1. Es muss die Person des Erklärenden genannt werden.
2. Die Erklärung muss auf einem dauerhaften Datenträger wiedergegeben werden.
Was ein „dauerhafter Datenträger“ ist, wird in den Nummern 1 und 2 des Paragraphen noch genauer definiert, ohne konkrete Beispiele zu nennen. Es kann aber festgehalten werden, dass die Einladung als E-Mail oder PDF-Datei ausreichend ist.13
Unter der aufgestellten Prämisse, dass es ein Online-Kundenportal gibt, könnte über die Verwaltungssoftware nach Eingabe der oben genannten Randparameter die personalisierte Einladung jedem Eigentümer über das Portal zugestellt werden. Diese Methode scheidet jedoch aus, da bei einem Onlinedokument die unveränderbare Wiedergabe nicht gewährleistet ist, selbst wenn eine Downloadmöglichkeit besteht.14
Da davon ausgegangen werden kann, dass für die Nutzung des Online-Portals eine valide Email-Adresse hinterlegt sein muss, ist eine Zustellung der Einladung als Anhang zur Email möglich. Hierfür bedarf es aber die Zustimmung des Eigentümers.15 Diese könnte über eine Optionsmöglichkeit innerhalb des Portals mittels eines Double-Opt-In realisiert werden. Bei einem Double-Opt-Inhandelt es sich um ein Verfahren, bei dem neben der eigentlichen Einstellung eine weitere Bestätigung über eine E-Mail mit integriertem Bestätigungslink erfolgen muss. Das Verfahren hat sich seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Internet vor allem beim Abonnieren von Newslettern oder der Anmeldung in Portalen als Standardverfahren etabliert um die Bestätigung zur Datenverarbeitung abzusichern. 16
Nachfolgend wird auf die einzelnen Bestandteile der Einladung zur Eigentümerversammlung eingegangen um ihre Bedeutung und auch die technische Umsetzung zu verdeutlichen.
3.1 Datum / Beginn / Ort
Wesentlicher Bestandteil des Einladungsschreibens für die Eigentümerversammlung ist das Datum, der Beginn und der Ort.17 Aus dem Gesetz heraus ergeben sich, mit Ausnahme von § 24 Abs. 4 Satz 2, keine bestimmten Anforderungen an diese Kriterien, so dass ein Blick in die vorhandene Rechtsprechung erfolgt, um mögliche Vorgaben zu berücksichtigen. Ergänzend zu prüfen ist im Einzelfall, ob es in der jeweiligen Gemeinschaftsordnung Bestimmungen gibt, die sich auf die drei Kriterien ebenfalls auswirken können.
Bei Durchsicht der zur Verfügung stehenden Rechtsprechung findet sich folgende allgemeine Festlegung, die auch durch die herrschende Meinung vertreten wird. Die Eigentümerversammlung ist so zu terminieren, dass es einem Eigentümer möglich ist, an der Versammlung teilzunehmen.18
Unter dieser Prämisse werden die drei Kriterien einzeln betrachtet und mögliche Vorteile einer Digitalisierung herausgearbeitet.
3.1.1 Datum der Eigentümerversammlung
Der Tag der Eigentümerversammlung muss durch den Einladenden, im Regelfall der Verwalter, so gewählt werden, dass er theoretisch allen Eigentümern ermöglicht an der Versammlung teilzunehmen.19 Damit scheidet ein Termin an Brückentagen oder auch in den bekannten Schulferien im Regelfall aus.20
Theoretisch aus dem Grund, da es dem Einladenden nicht möglich ist, hierbei Rücksicht auf einzelne Eigentümer zu nehmen, die eine weite Anreise haben. Entscheidend ist die Mehrheit der Eigentümer.
Innerhalb des Online-Kundenportals könnte der Verwalter über ein Abstimmungstool zwischen zwei oder drei Terminen abstimmen lassen. Der Termin mit den meisten Zustimmungen hätte auch einen positiven Effekt auf die Beschlussfähigkeit, auf die später noch eingegangen wird.21
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung besteht darin, dass das Datum der Versammlung im System hinterlegt werden kann. Dadurch könnte im Online- Kundenportal in einer Kalender-/Terminfunktion ein Eintrag für die Eigentümer gemacht werden. Über eine Abonnementfunktion für diesen „Eigentümergemeinschaftskalender“ könnten die Eigentümer diesen in den eigenen Kalender auf dem Smartphone, Outlook oder anderen Programme einbinden. Dies könnte dann auch für weitere Termininformationen (z. B. Abgestelltes Wasser, Termine von Handwerkern, Ablesungen von Zählerständen) sinnvoll verwendet werden. Ebenso könnte die Verwaltungssoftware Doppelbelegungen von Terminen verhindern.
3.1.2 Beginn der Eigentümerversammlung
Die Feststellungen für das Datum sind auch auf die Uhrzeit übertragbar. Geht man von einer Kalenderfunktion aus, lässt sich diese noch um das voraussichtliche Ende der Versammlung erweitern. Dies bietet sowohl für die Eigentümer, als auch den Verwalter eine erweiterte Planungsmöglichkeit für die eigene Tagesplanung. Gerade auch im Hinblick auf einen frühen Versammlungsbeginn kann die erwartete Dauer der Eigentümerversammlung auch eine wichtige Begründung darstellen.22
Zu beachten ist, dass es bisherige gängige Praxis ist, die Eigentümerversammlungen auf einen Abendtermin zu legen, damit berufstätige Eigentümer an der Versammlung teilnehmen können.23 Im Rahmen der Arbeitszeitflexibilisierung, der Ausweitung der Öffnungszeiten, ebenso wie von Schichtarbeit, wird auch hier voraussichtlich eine Flexibilisierung des Beginns erfolgen müssen.
3.1.3 Ort der Eigentümerversammlung
Der Ort der Versammlung sollte grundsätzlich in der Nähe des Objekts liegen.24 Der zugrunde liegende Gedanke ist, dass gerade Eigennutzern der Immobilie die Teilnahme an der Versammlung erleichtert wird.25 In Ausnahmefällen ist auch ein weiter entfernter Versammlungsort möglich.26
Die Erfassung der Örtlichkeit für die Versammlung in der Verwaltungssoftware bietet neben dem Kalendereinträge und der Verwendung im Einladungsschreiben auch den Vorteil, dass dort über ein weiteres Auswahlfeld für den Verwalter vermerkt werden kann, ob die Räumlichkeiten schon reserviert und bestätigt sind oder weiterer Handlungsbedarf besteht. Ebenso kann mit der Adresse dann auch eine einfache Übertragung an eine Navigationssoftware z. B. im Smartphone angeboten werden.