2. Die Eigentümerversammlung
Für viele Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft ist es die jährliche Pflichtaufgabe, die einen Abend im Jahr ein Zusammentreffen mit den anderen Mitgliedern dieser Gemeinschaft notwendig macht.1 Zusätzlich wird diese noch moderiert von einem Verwalter, der „viel Geld bekommt“, „nichts macht“ und „nur Geld ausgeben möchte“.2
Dabei wird verkannt, dass die Eigentümerversammlung das Entscheidungsgremium der Eigentümergemeinschaft ist.3 So definiert § 23 Abs. 1 WEG die Eigentümerversammlung wie folgt: „Angelegenheiten über die nach diesem Gesetz oder nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können, werden durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet.“4
Hinzu kommt, dass das Gesetz unter § 24 Absatz 1 WEG verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine Wohnungseigentümerversammlung durchzuführen.
2.1 Der Prozess
Es ist jedoch nicht nur die eigentliche Versammlung an sich, die eine Möglichkeit der Digitalisierung bietet. Auch die übrigen Arbeitsschritte, die um die tatsächliche Versammlung herum notwendig sind, sollen näher auf ihre Digitalisierungschancen beleuchtet werden. Hierzu wird ein standardisierter Prozess angeschaut. Ausgangspunkt für die Darstellung des Prozesses sind die Arbeitshilfen „Einberufung einer Eigentümerversammlung – Leitfaden für Verwalter“5, „Eigentümerversammlung, Durchführung (Checkliste)“6 aus dem Online-Portal „Verwalterpraxis online“ des Haufe Verlags, sowie die selbstentwickelte Checkliste „Ablaufplan Abrechnung, Eigentümerversammlung“ der Wohnstätten Sindelfingen GmbH7.
2.2 Ausgangssituation für die weitere Betrachtung
Für die weitere Betrachtung der einzelnen Prozesspunkte und Unterpunkte wird davon ausgegangen, dass die Verwaltung den von ihr verwalteten Eigentümergemeinschaften ein Online-Kundenportal im Rahmen des Kundenbeziehungsmanagement zur Verfügung stellt. Aktuell gibt es einige Verwaltungssoftwareprogramme, die ein integriertes Online-Kundenportal zur Verfügung stellen oder aber Schnittstellen zu Drittanbieter haben. Zur Veranschaulichung werden einige Verwaltungsprogramme und Online-Portale für die Immobilienwirtschaft gegenübergestellt. 8 Die Informationen stammen von den einzelnen Webseiten der Unternehmen. 9

Verwaltungsprogramm:
Bei dem Produkt des Herstellers handelt es sich um ein Verwaltungsprogramm mit kaufmännischen, technischen und sonstigen Funktionen.
Online-Portal:
Bei dem Produkt handelt es sich um ein reines Online- Portal oder es wird zum Verwaltungsprogramm ein eigenes Online-Portal angeboten.
Dokumentenbereitstellung:
Das Online-Portal bietet dem Eigentümer die Möglichkeit selbstständig Dokumente, wie z. B. Abrechnungen einzusehen.
Terminbereistellung:
Über das Online-Portal können die Eigentümer über anstehende Termine informiert werden.
Eigentümerversammlung:
Das Programm bietet die Möglichkeit die Grunddaten einer Eigentümerversammlung (Ort, Datum; Uhrzeit, ggf. auch Tagesordnung) zu pflegen.
Beschlüsse:
In der Software können Beschlussanträge zu den Tagesordnungspunkten gespeichert werden.
Abstimmung:
Das Programm hat eine digitale Abstimmungsmöglichkeit integriert.
Beschlusssammlung:
Ein Modul zur Erstellung und Pflege der gesetzlichen Beschlusssammlung ist vorhanden.
Schnittstellen:
Das Programm bietet Schnittstellen für den Export und/oder Import von Daten zu Drittanbietern.
Wie die Übersicht zeigt, haben sich die Verwaltungsprogramme von einer reinen Buchhaltungssoftware zu einem Managementtool für Verwalter weiterentwickelt. Damit tragen die Hersteller wesentlich zur Digitalisierung der Immobilienwirtschaft bei. Es zeigt sich aber auch, dass die Unternehmen sich dem Thema „Eigentümerversammlung“ angenähert haben, dieses jedoch nicht in der Tiefe als vollständigen Prozess durchgängig abbilden. Ausnahme bildet hier die Firma Alco Computer-Dienstleistungs GmbH, die eine Schnittstelle zu dem Abstimmungssystem OwnArs der VoteWorks GmbH10 anbietet.
Bei den reinen Online-Portal-Anbietern beschränkt sich der Funktionsumfang auf die Bereitstellung einer Kommunikations- und Dokumentenplattform. Das Thema „Eigentümerversammlung“ wurde dort bisher noch nicht integriert, sofern es sich nicht im Bereich der Dokumentenverwaltung abspielt. Im Hinblick auf den bereits vorhandenen Entwicklungsstand bei den Verwaltungsprogrammen ist eine Eigenentwicklung oder Erweiterung des bisherigen Funktionsumfangs im Hinblick auf eine sich ergebende Konkurrenzsituation gesondert zu betrachten.